Питання зміни умов праці на період карантину, надання неоплачуваної відпустки працівнику, звільнення під час карантину — ці та інші питання обговорювалися під час онлайн-семінару на тему «Трудові нюанси за часів карантину: розставимо крапки над «і». Частина 1», який відбувся 24 квітня. Організаторами заходу виступили експерти Юридичної фірми «ОМП» спільно з компаніями «МОРІОН» та «УКРКОМЕКСПО». Доповідачами семінару були Наталія Мозгова, старший юрист юридичної фірми «ОМП», та Ігор Огороднійчук, партнер юридичної фірми «ОМП».

Наталія Мозгова ознайомила учасників семінару з основними змінами в законодавстві щодо адаптації роботи в умовах карантину.

Як тільки питання запровадження карантину по всій території України стало очевидним, відразу постало інше питання — «Яким чином організувати роботу?». Найбільш очевидною опцією виявилося використання всіх видів відпусток, передбачених чинним законодавством:

  • щорічна основна та додаткові оплачувані відпустки (ст. 4 Закону України «Про відпустки»);
  • відпустка у зв’язку з сімейними обставинами та з інших причин без збереження заробітної плати на строк, визначений за згодою сторін (ст. 26 Закону України «Про відпустки»);
  • інші види відпусток без збереження заробітної плати, які надаються за бажанням працівника в обов’язковому порядку (ст. 25 Закону України «Про відпустки»).

Однак не всі працівники будуть згодні довгий час перебувати у відпустці, тому можливо використати наступні способи організації праці: встановлення неповного робочого дня, гнучкого графіку роботи, запровадження дистанційної роботи, оформлення простою.

Дистанційна робота, або надомна робота стала найбільш використовуваним способом організації праці під час карантину. Але тут виникають проблеми і підвищені ризики для роботодавця щодо здійснення контролю за виконанням поставлених завдань чи наданих доручень працівникові. Ще до запровадження карантину існувала практика розробки окремих локальних політик про дистанційну роботу, в яких визначалися:

  • назва посад/категорій працівників, які (не) мають можливості скористатися правом на віддалену роботу;
  • процедура запиту та погодження можливості роботи працівника вдома з боку роботодавця;
    звичайна/максимальна тривалість такої роботи;
  • порядок та випадки переривання/позбавлення права на роботу вдома;
  • порядок поширення нормативних актів компанії на працівника під час віддаленої роботи;
  • порядок роботи з майном компанії, відповідальність за втрату, знищення техніки тощо;
    види порушень, що є підставою для притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності, тощо;
  • порядок захисту конфіденційної інформації, комерційної таємниці під час роботи вдома (встановлення більш суворих вимог), якщо це питання достатньою мірою не врегульовано локальним актом у сфері захисту інформації, тощо.

Для того щоб мінімізувати ризики невиконання або ж менш якісного виконання працівником своїх обов’язків в умовах карантину, варто:

  1. Більш чітко деталізувати обов’язки працівника в основних документах (трудовий договір, посадова інструкція локальних політик тощо) — перехід від абстрактних формулювань до конкретних кількісних і якісних показників.
  2. Здійснити визначення процедури контролю і фактично посилити контроль (звітування про виконану роботу періодично протягом дня або наприкінці робочого дня, визначення способів підтримки зв’язку тощо).

Іншим моментом при дистанційній роботі є врегулювання питання нерозголошення конфіденційної інформації третім особам. Для зниження ризиків роботодавцям рекомендується встановити чітке визначення переліку інформації, яка вважається конфіденційною. Найбільш оптимальний варіант при цьому — розроблення, затвердження й ознайомлення працівників з локальним Положенням про конфіденційність.

Ще однією категорією підвищеного ризику для роботодавця є ризик втрати, псування чи загибелі майна. Для зниження ризику у зазначеному випадку необхідно деталізувати обов’язки щодо збереження майна компанії у внутрішніх документах компанії. Стосовно ж відповідальності — вона залишається стандартною і за загальним правилом обмежується одним середнім заробітком. Експерти рекомендують переконатися, що були укладені договори про повну матеріальну відповідальність з тими категоріями працівників, які за законом можуть нести повну матеріальну відповідальність.

Питання правомірності відправлення співробітників у відпустку за власний рахунок під час простою компанії є специфічним на сьогодні. Наприклад, теоретично простій може бути оголошено тільки для декількох відділів компанії. Решта відділів при цьому можуть працювати віддалено, і співробітники формально матимуть право отримувати відпустку за свій рахунок.

Основний ризик, який виникає, — це заперечування добровільності подачі заяви про відпустку за свій рахунок. У такому разі співробітник може намагатися згодом доводити, що подача заяви про відпустку за свій рахунок була примусовою і становила порушення мінімальних гарантій оплати його праці.

Потрібно зауважити, що в період простою співробітник зберігає обсяг своїх гарантій, у тому числі в частині заробітної плати. Час простою компанії в період оголошення карантину оплачується з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу) (відповідно до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на забезпечення додаткових соціальних та економічних гарантій у зв’язку з поширенням коронавірусної хвороби (COVID-19)» від 30.03.2020 р. № 540-ІХ) (далі — Закон № 540‑ІХ).Що ж стосується надання основної щорічної оплачуваної відпустки у період карантину, компанія зобов’язана надати відпустку в разі, якщо вона передбачена у ці дні в затвердженому графіку відпусток, або якщо працівник належить до категорій осіб, яким щорічні відпустки надаються у зручний для них час. У всіх інших випадках компанія має право вирішувати це питання на свій розсуд.

Основні зміни, внесені до Кодексу законів про працю (КЗпП) згадуваним Законом № 540‑ІХ, стосувалися:

  1. Ст. 24 КЗпП, яка була розширена випадками, коли є обов’язковим дотримання письмової форми трудового договору, а саме при укладенні трудового договору про дистанційну (надомну) роботу. Водночас із цим на час загрози поширення епідемії умова про дистанційну роботу та гнучкий режим робочого часу може встановлюватися наказом без обов’язкового укладення письмового трудового договору про дистанційну роботу.
  2. Ст. 60 КЗпП: визначено поняття дистанційної роботи — це така форма організації праці, коли робота виконується працівником за місцем його проживання чи в іншому місці за його вибором, у тому числі за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій, але поза приміщенням роботодавця.При дистанційній роботі працівники розподіляють робочий час на свій розсуд, на них не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку, якщо інше не передбачено у трудовому договорі, а загальна тривалість робочого часу не може перевищувати норм, передбачених законодавством.

Ігор Огороднійчук, партнер юридичної фірми «ОМП», розповів про зміну умов праці на час карантину. Чинне законодавство дозволяє зміну умов праці, але вимагає повідомлення працівника за 2 міс до дати такої зміни. Якщо відбувається кардинальна зміна обов’язків, без завчасного повідомлення вона неможлива та вважатиметься порушенням, працівник вправі не виконувати нові обов’язки, і компанія не зможе застосувати санкції. Ст. 29 КЗпП передбачає необхідність повідом­лення працівника під підпис щодо умов праці при прийнятті на роботу, відповідно, при зміні умов праці слід застосовувати ту ж саму процедуру.

Якщо ж процедура недотримана, штрафні санкції за не ознайомлення працівників є теоретичними та мінімальними — одна мінімальна заробітна плата для компанії +510–1700 грн на посадову особу. Відповідно, основний ризик — це оскарження працівником факту, що йому не були відомі нові умови праці та він не був ознайомлений з ними особисто. У такому разі надійними способами повідомлення працівника є: особистий підпис про ознайомлення (через кур’єра або пошту також допустимо); або застосування кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Закон України «Про електронні довірчі послуги» а саме ст. 18, зазначає, що КЕП має таку ж силу, як і власноручний підпис.

Електронна пошта як спосіб повідомлення працівника про зміну умов праці є ризиковим, тому принаймні варто зберігати усі технічні підтвердження про отримання листа. Стосовно питання виконання роботи, перебуваючи за межами України, — це можливо, прямої заборони в законодавстві немає, але все ж наявні проблеми:

  • оформлення лікарняних українського зразка;
  • відсутність можливості відправлення трудових книжок поштою для міжнародної кореспонденції;
  • працівник стає податковим резидентом іншої країни.

Крім того, доповідач розповів про іншу проблему — ненормований робочий день, тобто виконання у нестандартні робочі години без додаткової оплати. Компенсація за таку роботу передбачається у вигляді додаткової відпустки, а саме від 1 до 7 робочих днів. Інших компенсацій за ненормовану роботу більше норми не передбачено законодавством. Але існують обмеження щодо встановлення працівникам ненормованого робочого дня, а саме:

  • неможливість систематичного залучення до роботи понад встановлену тривалість робочого дня;
  • неможливість залучення до роботи у вихідні та святкові дні. У такому разі компенсація має відбуватися шляхом надання інших днів відпочинку або оплати праці у подвійному розмірі за загальним правилом.

Якщо ж все-таки зміни умов праці не допомагають, і компанія бачить як вихід із ситуації, яка склалася, у скороченні персоналу, у цілому опція скорочення штату залишається правомірною на сьогодні. Що ж стосується інших підстав, постанова КМУ від 25.03.2020 р. № 256 рекомендує роботодавцям не звільняти співробітників, що виконують роботу вдома, а також тих, хто перебуває у відпустці без збереження заробітної плати, на наступних підставах:

  • систематичне невиконання трудових обов’язків (звільнення на підставі декількох доган у межах року);
  • прогул та неявка на роботі більше 4 міс у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

Щодо решти підстав — звільнення є стандартним. Головна вимога при цьому — звільнення повинно бути належним чином оформлено, бути обґрунтованим та не базуватися винятково на запровадженні карантину.

За матеріалами щотижневика Аптека